Kurumsal Etkinlik Ajansı Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?

Bir şirket etkinliği planlarken doğru fikri bulmak kadar, o fikri hayata geçirecek doğru ekiple çalışmak da önemli.

Yıl sonu partisi, çalışan buluşması, team building etkinliği, lansman, şirket pikniği ya da yaratıcı bir atölye… Etkinliğin ölçeği ve amacı değişse de iyi bir kurumsal etkinlik ajansından beklenen şey aslında aynı: ihtiyacı doğru anlaması, iyi bir fikir geliştirmesi ve süreci sorunsuz yönetmesi.

Peki şirketiniz için kurumsal etkinlik ajansı seçerken nelere dikkat etmelisiniz?

1. Size Hazır Paket mi Sunuyor, İhtiyacınızı mı Anlıyor?

İyi bir etkinlik ajansının ilk yaptığı şey elindeki etkinlikleri sıralamak değil, doğru soruları sormak olmalı.

Kaç kişi katılacak? Etkinliğin amacı ne? Ekip daha önce neler yaptı? Mekân neresi? Ne kadar zaman var? Katılımcı profili nasıl?

Çünkü 30 kişilik bir ekip için çalışan fikir, 300 kişilik bir organizasyonda aynı sonucu vermeyebilir. Satış ekibi için tasarlanan bir takım oyunu ile tüm şirketin katıldığı bir çalışan buluşmasının dinamiği de aynı değildir.

SoUP Agency’de biz de projeye genellikle “Ne yapalım?” sorusundan önce “Bu etkinliğin sonunda katılımcılar ne hissetsin?” diye bakıyoruz.

2. Sadece Organizasyon mu Yapıyor, Fikir de Üretiyor mu?

Mekân, teknik ekipman, catering, dekorasyon ve operasyon elbette önemli. Ama iyi bir kurumsal etkinliği yalnızca bunlar oluşturmaz.

Ajansın yaratıcı fikir geliştirebilmesi de önemli.

Bir brief geldiğinde var olan bir etkinliği önermek yerine şirket kültürüne, etkinliğin amacına ve katılımcılara göre deneyimi yeniden kurgulayabiliyor mu?

Bazen çözüm büyük bir organizasyon olabilir. Bazen İstanbul sokaklarında oynanan bir keşif oyunu, bazen ekiplerin birlikte ürettiği yaratıcı bir atölye, bazen de ofisin içinde bir saatlik eğlenceli bir oyun.

Bütçeden önce fikrin doğru olması gerekir.

3. Katılımcı Deneyimini Düşünüyor mu?

Etkinliği organize eden ekip ile etkinliğe katılan kişinin deneyimi birbirinden farklıdır.

Program kâğıt üzerinde kusursuz görünebilir; ancak katılımcılar uzun süre bekliyorsa, oyun kurallarını anlamıyorsa veya etkinlik herkesi içine alamıyorsa sonuç beklenen kadar iyi olmayabilir.

Bu nedenle ajansın etkinliğe yalnızca organizasyon tarafından değil, katılımcının gözünden de bakabilmesi önemli.

İyi tasarlanmış bir etkinlikte insanlar ne yapacağını bilir, sürece kolayca dahil olur ve kendisini zorunlu bir şirket aktivitesinin içinde değil, gerçekten yaşamak istediği bir deneyimin içinde hisseder.

4. Operasyon Gücü Yeterli mi?

Yaratıcı fikir önemli ama etkinlik günü geldiğinde operasyon her şeydir.

Kurulum ne zaman başlayacak? Teknik ihtiyaçlar doğru hesaplandı mı? Ekip sayısı yeterli mi? Malzemeler hazır mı? Hava değişirse B planı var mı? 50 kişi yerine 80 kişi geldiğinde sistem hâlâ çalışıyor mu?

Kurumsal etkinlik ajansı seçerken sadece sunuma değil, fikrin nasıl uygulanacağına da bakmak gerekir.

İyi bir ajans size yalnızca ne yapacağını değil, nasıl yapacağını da anlatabilmeli.

5. Farklı Ölçeklerde Etkinlik Yapabiliyor mu?

Her şirket etkinliği yüzlerce kişinin katıldığı büyük bir organizasyon olmak zorunda değil.

Bazen 15 kişilik bir yönetim ekibi için özel bir deneyim, bazen 60 kişilik bir team building, bazen de yüzlerce çalışanın dahil olduğu büyük bir şirket etkinliği gerekir.

Ajansın farklı katılımcı sayılarına ve farklı mekânlara göre etkinliği ölçeklendirebilmesi önemli.

Özellikle kalabalık gruplarda oyun akışı, ekip dağılımı, moderasyon, süre ve operasyon planlaması deneyimin kalitesini doğrudan etkiler.

6. Referanslarından Çok, Ne Yaptığına Bakın

Elbette daha önce hangi şirketlerle çalıştığı önemli. Ama yalnızca marka logolarının olduğu uzun bir referans sayfası karar vermek için yeterli değil.

Ajansın yaptığı işlere bakın.

Nasıl fikirler geliştirmiş? Aynı formatı tekrar tekrar mı uyguluyor, yoksa farklı ihtiyaçlara farklı çözümler mi üretmiş? Etkinliklerde gerçekten nasıl bir deneyim yaratılmış?

İyi bir portfolyo size ajansın yalnızca kimlerle çalıştığını değil, nasıl düşündüğünü de göstermeli.

7. İletişim Daha Teklif Aşamasında Nasıl?

Aslında ajansla çalışmanın nasıl olacağına dair ilk ipuçları daha teklif aşamasında ortaya çıkar.

Briefinizi doğru anlamış mı? Sorularınıza hızlı ve açık cevap veriyor mu? Teklif anlaşılır mı? Nelerin dahil olduğu belli mi? Alternatif üretebiliyor mu?

Çünkü etkinlik yaklaştıkça iletişim daha da önemli hale gelir.

İyi bir ajans müşterisinin işini artırmamalı; işini kolaylaştırmalı.

Peki Doğru Kurumsal Etkinlik Ajansı Hangisi?

Bunun tek bir cevabı yok.

Doğru ajans; şirketinizi ve etkinliğin amacını anlayan, yaratıcı fikir geliştirebilen, katılımcı deneyimini düşünen ve o fikri sahada gerçekten uygulayabilecek ekiptir.

SoUP Agency olarak kurumsal etkinliklerden takım oyunlarına, yaratıcı atölyelerden wellbeing deneyimlerine ve oyunlaştırılmış etkinliklere kadar farklı formatlarda projeler tasarlıyoruz.

Ama bizim için başlangıç noktası etkinlik kataloğu değil, şirketin ihtiyacı.

Bazen elimizdeki bir format tam olarak ihtiyaca uyar.Bazen onu değiştiririz.Bazen de sıfırdan yeni bir şey tasarlarız.

Çünkü iyi bir kurumsal etkinliğin sonunda insanların yalnızca “güzeldi” demesini değil, o günü hatırlamasını isteriz.

Ekibiniz için nasıl bir etkinlik düşünüyorsunuz?

Katılımcı sayısını, tarihi ve kafanızdaki fikri bize anlatın. Birlikte nasıl bir deneyime dönüşebileceğine bakalım.

Teklif Al